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Offre d'emploi : Office manager / gestionnaire administratif (H/F)

Crise sanitaire, désertification en santé... Vous désirez agir pour le futur de notre système de santé ? Représentant déjà 2400 maisons de santé et 40 000 professionnels, nous sommes porteurs de propositions pour faciliter l’accès aux soins et améliorer la santé de tous. Nous recherchons une ou un office manager / gestionnaire administratif motivée et polyvalente, intéressée par le monde associatif et de la santé. Un Français sur cinq a déjà choisi son médecin traitant en maison de santé. Rejoignez le mouvement et accompagnez la croissance des maisons de santé !

Missions

Sous sa supervision vous assistez le directeur d’AVECsanté sur :

Office management

  • Vie d’équipe : réunions, plannings et messagerie d’accueil

Gestion de la messagerie d’accueil, des plannings.
Information aux adhérents et aux partenaires.
Mise à jour hebdomadaire du fichier “contact” et des abonnements.

  • Organisation des instances et gestion des adhésions

Organisation des réunions, instances associatives, séminaires annuels.
Gestion des cotisations et adhésions et des enquêtes de représentativité.
Proposition et usage d’un CRM et messagerie interne.

  • Gestion des locaux
  • Gestion des contrats

Gestion, suivi et négociation des abonnements bureautiques et des contrats d’assurance, de location, de bureautique, de téléphonie, de développement graphique, de développement et de maintenance informatique.
Relations avec les fournisseurs et prestataires (réseaux informatique et développement IT, salles le location, eau, électricité, fibre, wifi etc).

  • Gestion en mode projet de dossiers spécifiques à la demande du directeur.

Gestion administrative

Pour l’association AVECsanté et pour sa filiale commerciale ESOP-com :

  • Paie et comptabilité

Paie et comptabilité sont externalisées au cabinet KPMG. Il s’agit donc principalement de transmettre des factures bien codifiées et non d’être expert en comptabilité.

Virement de la paie et lien avec le service paie et social et télétransmission de la comptabilité au cabinet d’expertise comptable.
Validation des notes de frais et autres dépenses selon une comptabilité analytique.

  • Suivi bancaire

Mandataire bancaire. Point focal des banques et suivi de la trésorerie.

  • Suivi budgétaire

Avec les chargés de mission : suivi de la consommation budgétaire par projets.
Avec l’expert-comptable : réponses au commissaire aux comptes, aux URSSAF, aux financeurs ou à leurs auditeurs.
Avec le directeur : participation à l’élaboration du budget annuel et de son révisé ; bilans annuels avec l’expert-comptable.

Profil

  • Expérience professionnelle fortement souhaitée en gestion comptable et budgétaire
  • Expérience professionnelle souhaitée en gestion des ressources humaines, onbording
  • Appétence pour la santé et l’économie sociale et solidaire

Connaissances et savoir-faire

  • Excellentes capacités rédactionnelles.
  • Maîtrise comptable et budgétaire de niveau professionnelle.
  • Parfaite maîtrise du Pack Office en particulier d’Excel et traitement de texte.
  • Connaissance souhaitée de mailchimp, hello-asso, trello, livestorm, googleform ou analytics, Zoom ou Teams.

Savoir-être et attitudes

  • Sens de l’organisation, rigueur.
  • Capacités de diplomatie et d’écoute des besoins.
  • Dynamisme, sens des initiatives et des responsabilités

Conditions

CDI à temps complet à pourvoir en décembre 2023.
Formation possible via organisme externe pour une mise à niveau selon les besoins.
Rémunération sur la base de 30 à 33 K€ brut annuel, selon l’expérience, pour un ETP.
Poste basé en openspace dans les locaux parisiens avec déplacements possibles en régions.
Possibilités de télétravail 3 jours par semaine.
Prise en charge de 50% du titre de transport.  Prise en charge mutuelle 100%. Titres restaurants.

Les Rencontres AVEC les équipes

Les Rencontres AVEC les équipes rassemblent chaque année les équipes de soin primaire de toute la France.

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